Politique sur la protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels est un principe important pour l'Association des agents financiers autochtones du Canada. Nous nous engageons à collecter, à utiliser et à divulguer l'information personnelle non seulement de façon responsable, mais aussi à le faire seulement dans la mesure nécessaire pour assurer la prestation appropriée des services et produits que nous offrons à nos membres dans le cadre de notre rôle d'association professionnelle. Les paragraphes suivants décrivent notre politique à l'égard des renseignements personnels.
QU'ENTEND-ON PAR RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
On entend par des renseignements personnels à tout renseignement concernant un individu identifiable, incluant tout renseignement qui porte sur ses caractéristiques personnelles (p. ex. genre, âge, revenu, adresse ou téléphone à la maison, horizon ethnique, situation de famille), sa santé (p. ex. dossier santé, conditions médicales, services de santé reçus), activitées ou points de vue (p. ex. religion, politique, opinions exprimées par un individu, un opinion ou évaluation d'un individu). Les renseignements personnels ne doivent pas être confondus avec les renseignements portant sur les affaires (p. ex. adresse ou téléphone d'affaires d'un individu), lesquels renseignements ne sont pas protégés par la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
QUI NOUS SOMMES
Établie depuis 1999 comme organisme bénévole à but non lucratif, l'Association des agents financiers autochtones du Canada est une association professionnelle représentant les agents et gestionnaires financiers autochtones et autres personnes ou groupes qui appuient la vision et la mission de l'AAFA.
L'AAFA élabore et assure la promotion des normes, des pratiques, des programmes d'enseignement, des séances de formation et des travaux de recherche afin de développer la capacité des Autochtones à assurer une gestion financière, une présentation de l'information sur la performance et une reddition de comptes efficaces dans les communautés et organisations des Premières Nations et des Autochtones.
Afin de réaliser cette vaste mission, nous avons recours aux services du personnel de l'Association, ainsi qu'à un certain nombre de bénévoles (tous membres de l'AAFA), de consultants et d'organisations qui peuvent, dans l'exécution de leurs fonctions, avoir un accès limité aux renseignements que nous possédons. Dans la mesure du possible, nous limitons leur accès à ces renseignements personnels. Nous obtenons aussi d'eux une assurance qu'ils se conforment aux principes appropriés liés à la protection des renseignements personnels.
POURQUOI NOUS COLLECTONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS: OBJECTIFS PRINCIPAUX
Comme toute autre association professionnelle, nous collectons, utilisons et parfois divulguons des renseignements personnels afin de répondre aux besoins de nos membres. En aucun temps, nous louons, vendons, troquons, échangeons ou distribuons notre liste de membres à une tierce partie à des fins commerciales.
Dans le cas de nos membres, nous collectons et maintenons des renseignements personnels sur eux essentiellement dans le but de veiller à ce que l'adhésion de nos membres soit en règle, et qu'une fois ce fait établi, de leur fournir les services, l'accréditation et les avantages réservés aux membres, et aussi de communiquer convenablement avec eux. Les membres indiquent la méthode qu'ils préférent pour recevoir les communications régulières et celles spéciales de la part de l'AAFA, c'est-à-dire via courriel, télécopieur ou la poste. Voici des exemples de renseignements personnels que nous collectons à ces fins :
- coordonnées, dont l'adresse courriel (le cas échéant);
- genre;
- renseignements sur les études;
- renseignements sur le travail;
- numéro de membre (assigné par l'AAFA).
Dans le cas des membres du grand public et des employeurs potentiels, nous répondons à leurs demandes quant aux noms de nos membres ou indiquons si la personne en question est un membre ou non.
Aussi, l'AAFA peut transmettre ou divulguer des renseignements personnels, le cas échéant, à des bénévoles de l'Association qui sont eux aussi membres de l'AAFA (c.-à-d. membres du conseil d'administration, membres de comités, Sections) principalement aux fins de réseautage, de la révision des normes ou lignes directrices, de perfectionnement professionnel destiné aux Sections et autres organisations approuvées par le conseil d'administration.
Dossiers sur l'adhésion
L'AAFA maintient des dossiers sur ses membres et anciens membres, afin de répondre à des questions liées à la prestation de produits ou de services à ses membres. Nous conservons l'information sur les anciens membres jusqu'à sept ans après notre dernier contact avec eux car l'information contenue sera utile si jamais la personne en question décide de devenir à nouveau membre de l'Association, après quoi, le dossier est détruit afin de réduire tout risque de divulgation accidentelle ou de divulgation par inadvertance des renseignements.
NOUS COLLECTONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS LIÉS DIRECTEMENT OU INDIRECTEMENT À NOS FINS PRINCIPALES
Comme la plupart des organisations, nous collectons, utilisons et divulguons aussi de l'information liée directement ou indirectement à nos fins principales.
Facturation et paiement
L'AAFA transmet une facture aux membres pour couvrir leur cotisation annuelle, ainsi que la cotisation annuelle exigée par les différentes Sections. Elle collecte aussi auprès des membres les frais d'inscription aux congrès et autres activités qu'elle organise, ainsi que le paiement des produits ou ouvrages vendus.
Renseignements personnels collectés (outre ceux déjà collectés pour répondre aux objectifs principaux de l'AAFA) :
- Détails de paiement : comptant; chèque personnel ou chèque de compagnie; numéro de carte de crédit ou de carte de débit et autorisation
- Noms, choix d'activité et préférence diététiques des invités inscrits qui accompagnent les membres de l'AAFA lors des différents événements.
Recherches auprès de nos membres
De temps à autre, il se peut que des renseignements sur nos membres soient donnés à des tiers à des fins de sondages, de groupes d'entretien en profondeur ou d'enquêtes d'opinion, et dont les résultats sont utilisés par l'AAFA dans le cadre d'activités opérationnelles ou encore pour l'élaboration d'un plan stratégique ou tactique. Dans de tels cas, les membres en sont avisés à l'avance et l'information collectée est regroupée et présentée dans un compte rendu préparé à l'intention de l'AAFA et de ses membres, afin de respecter l'anonymat des personnes consultées et la confidentialité des renseignements personnels utilisés. Les cabinets spécialisés en recherches des tiers que l'AAFA engage à contrat, respectent les principes liés à la protection des renseignements personnels.
Témoins
Un témoin est un élément d'information qui est transmis par le serveur au navigateur lorsque l'internaute visite un site Web, et qui peut être récupéré par ce serveur lors de visites subséquentes. Le témoin contient des renseignements personnels tels que le code d'identification, les préférences, ou un registre des pages visitées. L'AAFA n'utilise aucun renseignement personnel provenant des témoins des membres ou non-membres durant leur visite du site Web de l'AAFA. Cependant, nous surveillons les habitudes de navigation de l'internaute, comme le nombre de fois qu'une page Web est consultée, afin d'améliorer le contenu et la présentation de notre site Web.
Questions liées à l'éthique et à la discipline
Pour adhérer à l'AAFA, les membres acceptent de respecter le code d'éthique de l'Association. Advenant que l'AAFA reçoive une plainte, le comité d'éthique et de discipline mènera une enquête. Au cours de cette enquête, il se peut que des renseignements personnels soient collectés et divulgués au conseil d'administration ou autres personnes responsables afin que des mesures disciplinaires appropriées soient prises.
Contrôle de la qualité et gestion des risques
De temps à autre à l'AAFA, nous pouvons passer en revue les dossiers des membres afin de veiller à assurer la prestation de services de qualité, et ainsi évaluer la performance de notre personnel et de nos bénévoles. De plus, des consultants externes (vérificateurs, avocats, conseillers en gestion d'associations, etc.) peuvent, au nom de l'AAFA, effectuer des vérifications ou des évaluations visant l'amélioration de la performance, dont passer en revue les dossiers des membres et interviewer le personnel ou des bénévoles. Tout consultant externe engagé à contrat par l'AAFA doit respecter les politiques de l'AAFA en matière de protection des renseignements personnels.
Réglementation externe
Dans le cadre de leur mandat, divers organismes gouvernementaux (Agence des douanes et du revenu du Canada, Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, Commission des droits de la personne, Ontario, bailleurs de fonds publics, etc.) possèdent l'autorité de passer en revue nos dossiers et d'interviewer notre personnel. Tout organisme de réglementation externe possède sa propre politique des plus strictes en matière de protection des renseignements personnels.
VOUS POUVEZ CONSULTER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS NOS DOSSIERS
À quelques exceptions près, les membres de l'AAFA - tant les membres actuels que les anciens - ont le droit de voir les renseignements personnels que nous détenons à leur sujet. Nous pouvons vous aider à déterminer quels sont les renseignements que nous détenons à votre égard. De plus, si vous le souhaitez, nous pouvons vous aider à comprendre l'information contenue au dossier (information abrégée, langage technique, etc.). Pour ce faire par contre, nous devrons confirmer votre identité - si nous ne vous connaissons pas - avant de vous donner accès à ces renseignements. Nous nous réservons le droit d'imposer des frais minimes pour ce genre de demandes
Il se peut que nous exigions que vous fassiez votre demande par écrit. Si nous ne pouvons vous donner l'accès demandé, nous vous en informerons dans les 30 jours suivant votre demande, et si possible, nous vous expliquerons nos motifs.
Si vous estimez qu'il y a eu erreur dans les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, vous avez le droit de demander une correction. Ce droit s'applique à l'information factuelle et non pas aux opinions que nous ayons pu formuler. Il se peut que nous vous demandions de nous fournir de la documentation justifiant votre demande. Lorsque nous nous entendions qu'il y a bel et bien eu erreur, nous effectuerons la correction et en aviserons toute personne à qui cette information aurait pu avoir été acheminée. Si nous ne sommes pas d'accord avec la correction demandée, nous accepterons toutefois d'inclure dans votre dossier une brève note de votre part à cet effet, et nous transmettrons cette note à toute personne à qui l'information que vous jugez erronée aurait pu avoir été envoyée.
AVEZ-VOUS DES QUESTIONS OU PRÉOCCUPATIONS ?
L'agent de la protection de la vie privée à l'AAFA répondra à toutes vos questions ou préoccupations :
Terry Goodtrack, CGA, MA (P Admin), B Admin, GFAA
Président-directeur général
AAFA
Si vous souhaitez déposer une plainte formelle au sujet de nos pratiques liées à la protection des renseignements personnels, nous vous invitons à le faire par écrit, et de transmettre votre plainte à notre agent de la protection de la vie privée. Celui-ci accusera réception de votre plainte, et veillera à ce qu'une enquête soit menée et que vous obteniez une réponse par écrit.
Dans le cas des demandes de nature générale, ou dans l'absence d'une loi provinciale à cet égard, veuillez noter que c'est le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée du Canada qui administre la loi sur la protection de la vie privée dans le secteur privé. Le Commissaire agit aussi comme " ombudsman " ou protecteur du citoyen en ce qui concerne les conflits àl'égard de la protection de la vie privée. Voici les coordonnées du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée :
Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée
115 rue Kent, Ottawa (Ontario) K1A 1H3
613 995-8210
800 282-1376
www.privcom.gc.ca